プレゼンする時に、私はほとんどの場合でマイクロソフトのパワーポイントを使用します。
多くの方がプレゼンをするときには、このパワポを使用すると思いますし、最近は小学校でもプレゼン時にパワポを当たり前に使っています。
さて、それではプレゼンをするときにパワーポイントを使ってどのように資料作成するのが良いのか、私の経験を書いてみたいと思います。
伝えたいことをはっきりさせる
まずは、今回のプレゼンであなたが参加者にどうしても伝えたい、主張したい内容をはっきりさせましょう。それを資料作成の１番の中心として、それを説明するたに必要な内容を適宜追加していきましょう。
あなたが現場を改善させるために普及させたい知識は、何でしょうか？
チームにとって大切だとアピールしたいことは、何でしょうか？
上司を説得するために必要な理論や根拠は、なんでしょうか？
これらをまず考えて、資料作成をする中心とし、この考えをもとに方向性を考えていきましょう。逆にいえば、これがはっきりしていないと資料を作成している途中で「ネタ」が尽きてしまったり、方向性がフラフラして「結局何が言いたいのかわからない」という結論になってしまったりします。
資料作成でいちばん大切なのは、ここになります。
１枚のスライドに多くを詰め込まない
非常に真面目な方が資料を作成すると陥ってしまうのが、１枚のスライドに多くの内容を詰め込みすぎてしまうことです。
伝えたいことが多かったり、説明を丁寧にしたり、根拠を明確にしたかったり。理由は様々あり、かつ作者の真面目で丁寧な面が出ていることが多いのですが、結論「見にくい」です。私も今までプレゼンや研修を参加者として聞いた中で、数多く経験しました。
伝えたい内容は、箇条書きや体言止めで構いません。端的に書きましょう。そして、多くの内容を１枚のスライドに詰め込みすぎず、１つのスライドには１つの意見や内容くらいでOKです。
もし、その意見や内容に説明が必要であれば、次のスライドを使用しましょう。口頭で説明した方がよければ、その場で口頭で説明しましょう。
絵や写真を入れ見やすくする
プレゼンや研修を参加する立場になってみると、字ばかりの資料は非常に見にくいです。見ていて疲れます…
できるだけ、字以外にも「グラフ」や「イラスト」「写真」などがあると非常に見やすくなるでしょう。
作成している自分にとっては不要と思われても、聞く側は字ばかりの資料ではなかなか疲れるものです。そこに少しのイラストなどがあると、頭の中の使う部分が変わって気分転換にもなります。
かといってあまりにもイラストや写真が多すぎるのも、見にくくなるものです。
これらはスライド資料の見やすさを助けたり、補足説明する目的で使用しますので、あくまでもそちらがメインにならないよう注意しましょう。
時間を計算する
概ね「１枚のスライドで1分」がプレゼン資料を作成するときの目安とされています。
30分のプレゼンや研修会ならば、３０枚程度。60分であれば約６０枚のスライドが資料作成の目安になります。
「そんなに資料作れないよー」という方は、まずは少し前の「伝えたいことをはっきりさせる」を見ていただいて、今回のプレゼンや研修会で今の内容に追加して伝えたいことを考えましょう。
また、１枚のスライドに内容を詰めすぎないことを心がけると、意外とスライド枚数は増えていきます。１枚のスライドにあれもこれも詰め込むと、１枚のスライドの説明が1分では終わらなくなります。この辺りは経験がものをいうので、なかなか説明されても「ちょうど良い塩梅」がわからないと思います。経験を積みましょう！
まとめ
いかがだったでしょうか？
私の経験上、今まで色々調べたものをまとめてみました。色々と資料作成例を例示できるとよりわかりやすかったのですが、今回は時間の関係上作成できませんでした。今後の課題といたします…
プレゼンは仕事や学業の中で非常に大切なテクニックであり、私も色々経験してうまくなりました。
今回のこの内容を参照していただき、ぜひみなさまにもこのツールをうまく利用できるようになっていただきたいと思います。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
